Intégrer une solution d’entreprise : budgéter, planifier, exécuter

Selon une étude menée par IDG et relayée par le site developpez.com, 50 % des projets de développement d’applications se soldent par un échec, signifiant « que soit le projet n’est jamais lancé; soit il est lancé, mais n’est jamais terminé; soit il est terminé, mais ne répond pas aux besoins exprimés par les utilisateurs ».

Du côté des systèmes de gestion intégrés (SGI), dits encore progiciels de gestion intégrés (PGI), mais plus connus sous l’appellation systèmes ERP (Enterprise Resource Planning Systems)le constat est encore plus troublant. Selon les analystes, 75 % des projets d’implantation échouent.

Qu’à cela ne tienne, vous avez un projet en tête et comptez bien faire partie des 25 % qui réussissent. C’est tout à fait possible, à condition que vous :

  • adoptiez les bonnes pratiques.
  • Inspirez-vous de projets comparables au vôtre ayant réussi;
  • définissez d’entrée de jeu ce que « réussite » signifie pour vous;
  • choisissez une équipe d’expérience pour vous accompagner.

La combinaison de ces facteurs vous épargnera de mauvaises surprises et permettra l’atterrissage en douceur de votre projet.

En 2018, Panorama Consulting Group a publié un rapport très instructif analysant les résultats de quelques 300 projets d’intégration de systèmes ERP principalement réalisés en Amérique du Nord. Tour d’horizon.

Les garde-fous d’une intégration réussie

  • Local ou nuage?
    Inutile de réinventer la roue. Les déploiements infonuagiques de types « logiciels services » (SaaS), « infrastructures services » (IaaS) ou « plateformes services » (PaaS) de systèmes ERP comme S4/HANA (SAP), Oracle Cloud et Microsoft Dynamics 365 ont la cote par rapport au déploiement sur site : 85 % contre 15 %.
  • Vos besoins actuels ne sont pas ceux de demain
    L’infonuagique permet de louer l’intégralité de votre infrastructure informatique (serveurs, bases de données, logiciels, conteneurs d’applications, passerelle VPN, etc.) sous forme d’abonnement mensuel ou annuel, au choix. Conséquemment, bien que le déploiement infonuagique s’avère au départ moins dispendieux qu’un déploiement sur votre serveur, à l’usage et c’est couru d’avance, la solution pourrait s’avérer plus onéreuse en raison de l’évolution de vos besoins. Par exemple, ayez à l’esprit que l’accroissement du nombre d’utilisateurs et des opérations de plus en plus chronophages auront un impact direct sur vos coûts de licence et de maintenance.
  • Ne pas hésiter à demander un deuxième avis
    À la suite d’un diagnostic plus ou moins tendancieux, un vendeur vous apprend que toute votre infrastructure informatique est « malade » et qu’une intervention à cœur ouvert, 5 pontages et l’implantation d’un stimulateur cardiaque sont nécessaires. Consultez un deuxième spécialiste. Peut-être êtes-vous tout simplement mal chaussés.
  • Tout budgéter et bien évaluer les risques
    Investir dans un système ERP est un engagement financier majeur. Les auteurs du rapport constatent que de 3 à 5 % du chiffre d’affaires des organisations est alloué au déploiement d’un progiciel de gestion intégré. De manière générale, ces coûts incluent l’implantation proprement dite, la mise à niveau de votre infrastructure matérielle et applicative, la conversion et migration de vos données, les frais de licence et la formation de vos collaborateurs. Ces coûts doivent être rigoureusement budgétés avant toute décision d’achat et les risques et leurs impacts potentiels, évalués.
  • Tenir compte de la durée de vie du système
    Qu’il soit local ou infonuagique, un ERP ne dure pas éternellement, il a un cycle de vie : adoption, acquisition, implantation, exploitation, mises à jour, maintenance et remplacement. Si vous omettez de budgéter ces différentes étapes dans votre étude d’opportunité, le vendeur lui ne l’oubliera pas. « Les fournisseurs mettent souvent à jour leurs produits en ajoutant ou en supprimant des fonctions. (…) En optant pour le produit qui a la plus longue durée de vie, vous vous assurerez de tirer le maximum de votre investissement. » Un bon choix donnera un élan significatif à vos affaires; un mauvais sera en handicap coûteux pouvant aller jusqu’à leur paralysie.
  • Prendre le temps qu’il faut et avoir un plan B
    L’idée reçue voulant qu’un déploiement sur le Cloud et la prise en main de la solution soient plus rapides qu’un déploiement local est un mythe. Dépendamment de la taille de votre organisation, de la complexité et portée de l’implantation, comptez quelques mois, voire une année pour bien intégrer une solution ERP. Comptez ensuite quelques mois additionnels pour en récolter les bénéfices. Qui plus est, prévoyez un plan B pour parer un éventuel dépassement de budget ou d’échéancier. Ici comme ailleurs, même le meilleur plan de match est toujours sujet aux imprévus. C’est la vie.
  • Être pragmatique
    Les systèmes ERP touchent différents aspects de l’organisation : opérations, gestion, processus et procédures, etc. Si leurs bénéfices sont réels, les difficultés à surmonter pour en profiter peuvent décourager certains : « beaucoup d’entrepreneurs qui ont eu une mauvaise expérience retardent leurs investissements dans le matériel informatique et les logiciels et finissent par se priver de systèmes qui les rendraient plus compétitifs ». Morale de l’histoire : investir dans une solution d’entreprise est plus complexe et nécessite plus de réflexion, de communication et de préparation que l’achat d’une voiture. Pour ce type d’investissement stratégique, le pragmatisme est de mise. Un système de gestion intégré n’est pas « le prolongement de votre aura ». Personne ne tournera la tête au passage de votre ERP, qu’il roule au diesel ou à l’essence, qu’il soit hybride ou électrique.
  • Avoir des attentes réalistes
    Si les organisations sont majoritairement satisfaites de leur système, 42 % manifestent de l’insatisfaction quant à son implantation : difficultés liées à sa prise en main et gestion d’attentes irréalistes expliqueraient leurs désillusions. Si votre système est conçu pour fabriquer des pneus ronds, ne lui demandez pas d’en fabriquer des carrés. C’est bête, pensez-vous, mais fréquent. À trop vouloir « customiser » un système, on hypothèque non seulement son fonctionnement et ses performances, mais celles des logiciels avec lesquels il interagit. C’est sans compter qu’un système personnalisé entraîne une dépendance par rapport au développeur pouvant entraver la continuité de vos affaires – s’il ferme boutique ou change d’allégeance contractuelle, par exemple. Le fiasco du système de paye Phénix est un exemple de personnalisation débridée. « Le développement de Phénix a commencé en décembre 2012 et sa mise en œuvre a été faite en deux phases » : 7 ans, 2 phases de mise en route et plusieurs centaines de millions de dollars de personnalisation plus tard, l’intégration du système est un cauchemar sans fin et continue d’avoir des impacts dramatiques sur la vie de ses utilisateurs.
  • Prendre soin de sa chaîne logistique
    On pourrait multiplier les exemples d’échecs d’intégration de solutions d’entreprises. Celui de Target est un cas d’école. Arrivée au Canada en 2011 suite à l’acquisition de la chaîne de magasins Zellers, l’entreprise plie bagage en 2015, ferme 133 magasins et met à pied 17 600 employés. Si les causes de cet échec sont abondamment documentées, la principale est que le système choisi pour gérer l’approvisionnement des magasins « ne respectait pas les conditions d’une saine gestion de la chaîne logistique : intégrité des données, système d’information qui communiquent entre eux, et processus bien définis ».
  • Vous n’êtes pas seuls, d’autres sont impliqués
    L’intégration d’un système ERP ne se planifie pas en deux heures sur un coin de table. Elle implique des enjeux couvrant toutes les fonctions d’affaires de votre organisation. Ce faisant, elle impacte à des degrés divers l’ensemble de ses contreparties : clients, fournisseurs, partenaires, sous-traitants, agences gouvernementales, etc. Autrement dit, l’implantation d’un tel système ne se fait pas en vase clos; de nombreux tiers – à l’interne, à l’externe et provenant d’autres organisations – sont impliqués.
  • Penser processus et gestion du changement
    Sans surprise, le principal enjeu d’une intégration réussie n’est pas technologique, mais organisationnel. L’implantation d’un système ERP doit être précédée ou être concomitante avec une modélisation mur à mur de vos processus pouvant aller jusqu’à leur refonte partielle ou complète, et un solide programme de gestion du changement.

Peu importe votre secteur d’activité, une solution d’entreprise doit vous permettre de faire plus efficacement votre travail, point. Comme un chiffrier électronique. Un chiffrier très sophistiqué, mais rien de plus, fondamentalement. Une fois qu’on a saisi cela, il est plus facile de budgéter, d’évaluer ses besoins et de prendre une décision d’affaires éclairée. Et ça devient beaucoup plus rassurant d’apposer sa signature au bas d’un contrat.

Vous avez un projet en tête? Discutons-en.

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