Pour les entreprises et les organisations publiques et parapubliques, qui dit « données » dit « contenus » et qui dit « contenus » dit « ubiquité ». Les défis posés par cette caractéristique des contenus numériques d’être partout en même temps sont vertigineux. Outre les défis de localisation, conservation et classification s’ajoutent ceux relatifs à l’entreposage et à la protection, pour ne mentionner que ceux-là. Ces défis peuvent mobiliser des procédures aussi diverses que la facturation, l’approvisionnement, l’archivage, le suivi et la mise à jour. Dans les faits, tous les processus opérationnels et décisionnels sont impactés.

À l’image de la sève circulant dans un arbre, votre organisation est irriguée par un flux constant de données et de contenus. Si certains sont anecdotiques ou inutiles, d’autres sont vitaux. Ils concernent :

• Vos clients;
• Vos fournisseurs;
• Vos partenaires;
• Vos clients potentiels;
• Vos politiques et procédures.

Ils prennent différentes formes :

• Textes;
• Images;
• Vidéos;
• Sons;
• Documents légaux numérisés.

Ils sont stockés sur différents supports :

• Papier;
• Postes de travail et ordinateurs portables;
• Serveurs;
• Téléphones intelligents et tablettes;
• Disques optiques.

Comme vos contenus sont diversifiés et connaissent une croissance exponentielle, il vous est de plus en plus difficile de les trouver, de les exploiter et de les gérer. Comment prendre des décisions éclairées dans ces conditions? La réponse est dans la question : décisions éclairées. Pour prendre une décision éclairée, il vous faut des données de qualité.

Statistique Canada définit plusieurs attributs de la qualité des données. En voici quelques-uns.

• Pertinence et utilité : les données concernent le sujet qui nous intéresse.
• Couverture : les données représentent l’ensemble du sujet.
• Exactitude et fiabilité : les données décrivent correctement le sujet qu'elles mesurent et sont exactes au fil du temps.
• Normalisation et conformité : les données respectent des normes reconnues en matière de présentation, de conventions d'appellation et de normes de diffusion.
• Protection des renseignements sensibles : les données sont uniquement mises à la disposition d'utilisateurs autorisés à les consulter.
• Traitement et intelligibilité : l'utilisateur peut manipuler, interpréter, explorer, analyser et utiliser les données.

L’un des premiers objectifs que nous ciblons lorsque nous accompagnons une organisation dans la gestion de contenu et de dossiers, c’est la création d’une structure d’information reflétant son modèle d’affaires. Cette approche cartographie l’écosystème de données, leurs flux et interrelations internes et externes ainsi que les contenus qui les véhiculent, les dossiers qui les contiennent, les applications qui les exploitent et les infrastructures qui les hébergent.

Si cette façon de faire permet à l’organisation d’inventorier ses données, contenus et dossiers, elle les dote aussi d’un indice de qualité-valeur stratégique lui indiquant le traitement à privilégier en fonction de leur cycle de vie. En fonction de leur cheminement dans le pipeline des processus (création, enregistrement et classement, diffusion et consultation, archivage et élimination), l’organisation peut attribuer à ses données et contenus un « indice de viabilité » fondée sur leur contribution à ses objectifs et ses projets. Une fois que la carte est clairement dessinée avec tous ses pays et continents, il ne reste plus qu’à modéliser et informatiser son contenu.

Les bénéfices sont multiples. Nous n’en retiendrons qu'un, essentiel : l’intelligence d’affaires, soit la capacité de prendre des décisions éclairées en transformant des données en contenus de qualité exploitables à des fins commerciales ou administratives, ou les deux.

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