Protection des renseignements personnels

Dernière mise à jour : 3 novembre, 2021

AVIS de COFOMO relatif à la protection des renseignements personnels

1.  Introduction et portée

Les termes et expressions en majuscules qui ne sont pas définis autrement ont le sens qui leur est attribué à l’article 2.

COFOMO INC. (« Cofomo », « nous » ou « notre ») est résolue à protéger les Renseignements personnels qu’elle recueille dans le cadre de l’exploitation de son entreprise et du maintien de ses relations commerciales.

Le présent avis relatif à la protection des Renseignements personnels (l’« Avis ») explique les pratiques de Cofomo concernant le traitement, notamment la collecte, l’utilisation, la divulgation, la rétention et la destruction des Renseignements personnels que nous collectons à votre égard lorsque vous visitez notre site Web https://www.cofomo.com (le « Site Web » ou le « Service ») conformément aux Lois sur la protection de la vie privée. Nous prenons les mesures nécessaires afin que les Renseignements personnels que nous collectons soient adéquats, pertinents, non-excessifs et utilisés pour des finalités limitées. Dans certaines circonstances, certaines dispositions du présent Avis dépassent les exigences des Lois sur la protection de la vie privée, dans de telles situations, Cofomo a pleine discrétion pour les appliquer.

L’Avis décrit également les droits à la protection des Renseignements personnels dont bénéficient les Personnes concernées, notamment le droit de s’opposer à certains des traitements effectués par Cofomo.

Cet Avis ne s’applique toutefois pas aux Renseignements personnels collectés par :

a)             nous hors ligne, par tout autre moyen, incluant tout autre site Web exploité par une tierce partie, dans un tel cas, veuillez-vous référer au CPRP mentionné au sous-paragraphe 3.1.2, lequel pourra vous transmettre notre avis applicable à ce type de collecte, le cas échéant;
b)             toute tierce partie, par toute application ou contenu qui peuvent lier ou être accessible sur le Service.

Le Service n’est pas destiné aux enfants (moins de 18 ans) et nous ne collectons pas consciemment de Renseignements personnels relatifs à de tels enfants.

Il est important de lire cet Avis avec tout autre avis relatif à la protection des Renseignements personnels que nous pouvons vous transmettre à l’occasion lorsque nous collectons vos Renseignements personnels afin que vous soyez pleinement conscients des façons et finalités pour lesquelles nous utilisons vos Renseignements personnels. Cet Avis complète tout autre avis ou politique relative à la protection des Renseignements personnels et n’est pas censé les remplacer. Si vous n’êtes pas d’accord avec nos politiques et pratiques en matière de protection des Renseignements personnels qui respectent les Lois sur la protection de la vie privée, votre choix est de ne pas utiliser le Service. En nous transmettant activement vos Renseignements personnels par des interactions directes dans le cadre du Service, vous nous indiquez que vous comprenez, acceptez et consentez aux pratiques décrites à cet Avis. Notez que lorsque nous collectons des Renseignements personnels d’une manière que vous n’êtes pas susceptible de vous en apercevoir, par exemple par l’utilisation de témoins (cookies) or autre technologie de traçage, votre consentement est implicite jusqu’à ce que vous le retiriez(opt-out), conformément à votre Avis concernant les témoins (cookies).

L’Avis a été élaboré en conformité avec les Lois sur la protection de la vie privée applicables et vous est proposé en plusieurs niveaux afin de vous permettre de cliquer sur les sections spécifiques mentionnées ci-dessous. Autrement, vous pouvez télécharger une version au long en format PDF en cliquant ici.

1.    Introduction et portée

2.    Définitions

3.    Chef de la protection des Renseignements personnels et autorités de contrôle

4.    Renseignements personnels recueillis par Cofomo ou que vous nous fournissez

5.    renseignements non-personnels et liens de tiers

6.    Finalités de la collecte des Renseignements personnels

7.    Circonstances de la collecte des Renseignements personnels

8.    Collecte de Renseignements personnels auprès de tiers

9.    Divulgation de vos Renseignements personnels

10. Collecte, utilisation, divulgation et stockage à l’extérieur du Canada

11. Rétention

12. Exactitude

13. Protection des Renseignements personnels

14. Ouverture, transparence

15. Vos droits et l’exercice de ceux-ci

16. Résolution de préoccupations

17. Rôles et responsabilités

18. Mise à jour et révision

 

2.  Définitions

« Avis concernant les témoins (cookies) » signifie notre avis décrivant comment nous traitons les témoins (cookies) et autres traceurs. Vous pouvez accéder à cet avis en cliquant ici.

« Lois sur la protection de la vie privée » signifie les lois applicables régissant le traitement des Renseignements personnels, incluant la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, L.Q. ch. P-39.1, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, L.C. 2000, ch. 5 et le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données), la Loi sur la Protection des Données du 19 juin 1992 (Suisse), the Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC as incorporated into UK law under the Data Protection Act 2018 (DPA) and as amended by the Data Protection, Privacy and Electronic Communications (Amendments etc)(EU Exit) Regulations 2019 and the Data Protection, Privacy and Electronic Communications (Amendments etc)(EU Exit) Regulations 2020, ainsi que les règlements, les bulletins d’interprétation, les avis et les décisions des organismes chargés de leur exécution s’y rapportant.

« Personne concernée » ou « vous » signifie toute personne identifiée ou identifiable au sujet de laquelle Cofomo recueille des Renseignements personnels via le ou à l’occasion de vos interactions avec le Service.

« Renseignements d’identité et de coordonnées » signifie tout Renseignement personnel identifié au paragraphe 4.1.

« Renseignements d’utilisation » signifie tout Renseignement personnel identifié au paragraphe 4.2.

« Renseignements personnels » signifie tout renseignement concernant une personne physique identifiée ou identifiable, mais exclut les renseignements qui ne sont pas considérés des Renseignements personnels en vertu des différentes Lois sur la protection de la vie privée. Aussi, pour plus de certitude, est réputée être une « personne physique identifiable », une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

« Renseignements techniques » signifie tout Renseignement personnel identifié au paragraphe 4.2.

3.  Chef de la protection des Renseignements personnels et autorités de contrôle

3.1           Responsabilité

Cofomo est responsable du traitement des Renseignements personnels qu’elle traite et a nommé un chef de la protection des Renseignements personnels (le « CPRP ») qui s’assure que Cofomo se conforme aux Lois sur la protection de la vie privée.

3.1.1      Coordonnées de Cofomo à titre de responsable du traitement des Renseignements personnels :

Cofomo inc.

a/s Lyne Bertoldi
1000, rue de la Gauchetière Ouest, bureau 1500
Montréal, (Québec) H3B 4W5
Canada

Tél. :+1 514 866-0039
Courriel : info@cofomo.com

3.1.2      Coordonnées du CPRP :

Lyne Bertoldi
Chef de la protection des Renseignements personnels
1000, rue De La Gauchetière Ouest, bureau 1500
Montréal (Québec) H3B 4W5

Tél. : +1 514 866-0039 p.297
Courriel : vieprivee@cofomo.com

3.2           Autorités de contrôle

Vous avez en tout temps le droit de déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle :

a)             Si vous soumettez vos Renseignements personnels lorsque vous êtes situé au Canada : à la Commission d’accès à l’information (www.cai.gouv.qc.ca);
b)             Dans certaines circonstances, si vous soumettez vos Renseignements personnels lorsque vous êtes situé en Alberta : au Commissariat à l'information et à la protection de la vie privée de l'Alberta (https://www.oipc.ab.ca/);
c)              Dans certaines circonstances, si vous soumettez vos Renseignements personnels lorsque vous êtes situé en Colombie-Britannique : au Commissariat à l'information et à la protection de la vie privée de la Colombie Britannique (https://www.oipc.bc.ca/);
d)             Si vous soumettez vos Renseignements personnels lorsque vous êtes situé dans l’Espace Économique Européen  (« EEE ») : à une autorité de contrôle sur ce territoire telle que la CNIL (www.cnil.fr), par exemple;
e)             Si vous soumettez vos Renseignements personnels lorsque vous êtes situé en Suisse : via une procédure en justice conformément aux articles 28, 28a et 28l du Code civil Suisse;
f)               Si vous soumettez vos Renseignements personnels lorsque vous êtes situé au Royaume-Unis : à l’Information Commissioner’s Office (https://ico.org.uk/);
g)             Si vous soumettez vos Renseignements personnels lorsque vous êtes ailleurs dans le monde et que l’autorité de contrôle de cette juridiction n’a pas compétence : à la Commission d’accès à l’information (www.cai.gouv.qc.ca).

Nous apprécierions toutefois avoir la chance de répondre à vos questions ou discuter de votre problématique avant que vous ne contactiez une telle autorité de contrôle. Ainsi, nous vous saurions gré de communiquer en premier avec nous.

4.  Renseignements personnels recueillis par Cofomo ou que vous nous fournissez

Cofomo limite sa collecte de Renseignements personnels aux renseignements nécessaires afin d’assurer aux visiteurs un accès au Service et à leur abonnement à ses infolettres.

Cofomo recueille et traite les Renseignements personnels suivants :

4.1           Renseignements d’identité et de coordonnées.

 Votre prénom, nom, adresse courriel et numéro de téléphone.

4.2           Renseignements d’utilisation.

Les renseignements portant sur la façon dont vous utilisez le Service, y compris la langue d’affichage, les services que vous avez consultés ou recherchés, le temps de réponse des pages, les erreurs de téléchargement, l’adresse IP, le système d’exploitation, l’heure et le jour de connexion sur le Site Web, la durée des visites et les renseignements concernant l’interaction avec les pages (notamment le défilement, les clics et les passages avec la souris), lesquels sont traités grâce à l’utilisation de témoins (cookies). Pour en apprendre davantage sur notre utilisation des témoins ou d’une technologie similaire, veuillez consulter notre Avis concernant les témoins (cookies).

4.3           Renseignements techniques.

 Les renseignements recueillis durant vos visites de notre Site Web. Ces renseignements comprennent votre adresse de protocole Internet (IP), vos données de localisation, vos données sur les connexions et journaux web, les adresses Internet référées, les autres données de communications, les recherches effectuées et les pages visitées, l’heure, la date, vos préférences de langue, les navigateurs que vous utilisez et leurs versions, les types et versions des modules complémentaires des navigateurs, le type d’appareil, les paramètres du fuseau horaire, le système d’exploitation et la plateforme de vos appareils avec lesquels vous naviguez ou vous vous connectez et utilisez le Service. Aussi, afin de faciliter votre utilisation du Service ou pour des communications futures, Cofomo ou ses fournisseurs de services peuvent utiliser des témoins (cookies) pour recueillir des renseignements relatifs à la connexion Internet et la manière et le moment de votre consultation du Service. Pour en apprendre davantage sur notre utilisation des témoins ou d’une technologie similaire, veuillez consulter notre Avis concernant les témoins (cookies).

5.  renseignements non-personnels et liens de tiers

Cofomo désire vous informer à l’égard de ce qui suit :

5.1           Renseignements non-personnels.

 Certains renseignements mentionnés à l’article 4 ne constituent pas des Renseignements personnels lorsqu’ils ne permettent pas de vous identifier directement ou en combinaison avec d’autres renseignements. Par mesure de précaution, Cofomo peut traiter ses renseignements comme s’il s’agissait de Renseignements personnels, mais se réserve le droit de ne pas le faire.

5.2           Liens de tiers.

 Le Service peut contenir des liens vers des sites Web, modules (plug-in) et applications de tierces parties. Cliquer sur ces liens ou autoriser ces connexions peut permettre à des tierces parties de collecter ou partager des Renseignements personnels à votre égard. Nous ne contrôlons pas ces éléments de tierces parties et nous ne sommes pas responsables de leurs avis ou politiques relatifs à la protection des Renseignements personnels. Lorsque vous quittez le Service pour utiliser ces éléments, nous vous encourageons à lire les avis ou politiques relatifs à la protection des Renseignements personnels qui les régissent.

6.  Finalités de la collecte des Renseignements personnels

Cofomo recueille des Renseignements personnels sur la Personne concernée dans le but de fournir un accès au Site Web pour vous informer sur son entreprise, ses produits et services. Cofomo recueillera, utilisera, communiquera ou autrement traitera ces renseignements uniquement dans la mesure requise à ces finalités. Si Cofomo devait utiliser, communiquer ou autrement traiter des Renseignements personnels d’une Personne concernée à d’autres fins que celles mentionnées dans cet Avis, Cofomo obtiendra le consentement de la Personne concernée avant d’utiliser, de communiquer ou autrement traiter ces renseignements, sauf dans les circonstances dont il est question à l’article 9 de l’Avis.

Plus précisément, Cofomo recueille des Renseignements personnels, dans la mesure où la loi l’autorise, afin de :

6.1.1       

Finalités du traitement

Base juridique du traitement / intérêts légitimes

Type de Renseignements personnels

a)              

Rendre accessible le Service

a)    Nécessaire à nos intérêts légitimes

a)    Renseignements techniques

b)    Renseignements d’utilisation

b)              

Protéger les droits et préserver la sécurité de Cofomo ainsi que ceux de tout tiers

a)    Nécessaire à nos intérêts légitimes

a)    Renseignements techniques

c)               

Assurer la sécurité de nos communications et autres systèmes et pour prévenir les menaces à la sécurité, les fraudes et autres activités criminelles ou malveillantes, et les détecter

a)    Nécessaire pour se conformer à une obligation légale

a)    Renseignements techniques

 

d)              

Prévenir la fuite de Renseignements personnelles

a)    Nécessaire pour se conformer à une obligation légale

a)    Renseignements techniques

e)              

Faire du remarketing

a)    Nécessaire à nos intérêts légitimes

a)    Renseignements techniques

b)    Renseignements d’utilisations

f)                

Communiquer du matériel promotionnel ou informatif demandé par la Personne concernée (via nos infolettres) et dont la Personne concernée peut se désabonner en cliquant sur le lien de désabonnement ou en suivant les directives de désabonnement figurant dans chaque courriel de nos infolettres

a)    Le consentement de la Personne concernée

a)     Renseignement d’identité et de coordonnées

 

Cofomo vous transmettra uniquement des infolettres si vous avez, dans les cas où la loi l’exige, choisi de les recevoir et que vous avez l’occasion en tout temps de ne plus recevoir ce type de message électronique commercial.

Cofomo n’utilisera pas vos Renseignements personnels dans le but de prendre des décisions automatisées pour créer des profils ou ayant une incidence sur les profils à d’autres fins que celles mentionnées ci‑dessus.

Cofomo n’utilisera pas les Renseignements personnels à d’autres fins que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf si la Personne concernée y a consenti, à moins que :

a)             des motifs de nature légale, médicale ou de sécurité ne permettent pas d’obtenir le consentement; ou
b)             Cofomo soit autorisée à le faire ou soit tenue de le faire en vertu des lois applicables.

7.  Circonstances de la collecte des Renseignements personnels

Les circonstances dans lesquelles Cofomo peut recueillir des Renseignements personnels vous concernant comprennent les suivantes :

7.1           Interactions directes.

 Vous pouvez nous fournis vos Renseignements d’identité et de coordonnées lorsque vous remplissez le formulaire d’abonnement disponible sur le Site Web.

7.2           Interactions ou technologies automatisées.

 Pendant que vous naviguez sur le Site Web, nous collectons automatiquement vos Renseignements techniques et vos Renseignements d’utilisation.

8.  Collecte de Renseignements personnels auprès de tiers

Pour les fins du Service, Cofomo ne recueillera de Renseignements personnels à votre égard auprès de tiers seulement qu’après avoir obtenu votre consentement ou dans la mesure où la loi l’autorise.

9.  Divulgation de vos Renseignements personnels

9.1           Destinataires.

 Cofomo pourrait communiquer vos Renseignements personnels :

a)             à nos entités membres de notre groupe dans le cadre de notre prestation de services à votre égard, tel qu’il est indiqué dans cet Avis;
b)             à nos fournisseurs de services basés au Canada auxquels nous faisons appel expressément dans le cadre du Service, lesquels agissent à titre de sous-traitants, tel que :
1)             Pelmorex (905-829-1159);
2)             HeroShop (1-877-733-6633).
c)              à nos fournisseurs de services situés aux États-Unis auxquels nous faisons appel expressément dans le cadre du Service, lesquels agissent à titre de sous-traitant :
1)             Google analytics (https://policies.google.com/privacy?gl=CA&hl=fr);
2)             Mail Chimp (https://mailchimp.com/legal/privacy/); et
3)             Trade Desk (https://www.thetradedesk.com/us/website-privacy-policy).
d)             à nos fournisseurs de services situés au Canada qui ont besoin de connaître certains de vos Renseignements personnels afin d’exécuter leur prestation de service envers nous;
e)             à des tribunaux, des autorités chargées de l’application des lois, des autorités de réglementation, des fonctionnaires ou des procureurs ou toute autre partie lorsque cela est raisonnablement nécessaire afin d’engager, d’exercer ou de s’opposer à une procédure légale, ou dans le cadre d’un processus de règlement alternatif des différends;
f)               dans le cadre d’une faillite, d’une fusion, de la vente, ou du transfert d’actifs de Cofomo, d’une acquisition ou d’une transaction semblable. Dans l’éventualité d’une telle transaction au cours de laquelle vos Renseignements personnels devraient être transférés à une tierce partie, nous déploierons des efforts raisonnables pour vous en aviser. Par exemple, nous publierons un avis de transfert de Renseignements personnels sur le Service et, si nous disposons de votre adresse courriel, nous acheminerons un avis de transfert de Renseignements personnels à cette adresse. De plus, nous exigerons de la tierce partie recevant vos Renseignements personnels, dans une telle situation, qu’elle accepte de protéger la confidentialité de vos Renseignements personnels d’une façon conforme à cet Avis et qu’elle respecte les Lois sur la protection de la vie privée. Elle devra par ailleurs s’engager à ne traiter vos Renseignements personnels que conformément à cet Avis à moins de vous aviser au préalable, et lorsque requis par la loi, en obtenant au préalable votre consentement. Dans le cas où nous traitons vos Renseignements personnels sur la base de votre consentement, vous aurez la possibilité de retirer votre consentement afin que cette tierce partie ne puisse pas les traiter; et
g)             si nous estimons de bonne foi que cette mesure est appropriée ou nécessaire pour éviter une violation de nos Conditions d’utilisation du Service ou de toute autre entente à laquelle vous êtes partie; pour nous prémunir contre une réclamation; pour protéger nos droits, notre propriété, notre sécurité ou ceux d’un partenaire, d’une personne ou du public; pour maintenir et assurer la sécurité et l’intégrité du Service ou de nos infrastructures à l’égard d’une utilisation abusive ou illégale.

9.2           Autorisation limitée.

 Nous requérons de toute tierce partie avec qui nous faisons affaire et qui a accès à vos Renseignements personnels qu’elle respecte la sécurité de vos Renseignements personnels et les traite en conformité avec la loi. Par contrat, nous permettons uniquement à nos fournisseurs de services de traiter vos Renseignements personnels pour des finalités spécifiques et selon nos instructions.

9.3           Application de la loi et communication en vertu d’une loi.

 Nous pouvons divulguer vos Renseignements personnels si nous estimons de bonne foi que cette mesure est requise par une assignation, un mandat, ou toute autre décision judiciaire ou administrative rendue conformément à la loi.

10.  Collecte, utilisation, divulgation et stockage à l’extérieur du Canada

10.1        Transferts internationaux.

 Cofomo, ses fournisseurs de services et autres tiers à qui Cofomo divulgue ou transfert des Renseignements personnels aux termes de l’Avis peuvent exercer des activités à l’extérieur du Canada. Tout Renseignement personnel d’une Personne concernée utilisé, stocké ou consulté dans des pays étrangers peut être assujetti aux lois de ces pays (par exemple, lorsqu’un fournisseur de services exerce des activités à l’échelle mondiale). Par conséquent, les Renseignements personnels peuvent être divulgués à la suite de demandes ou d’exigences valides d’autorités gouvernementales, de tribunaux ou d’autorités chargées de l’application des lois de pays étrangers.

10.2        Exigences relatives aux serveurs.

 Nous requérons que nos fournisseurs de services et toutes tierces parties à qui nous divulguons des Renseignements personnels traitent vos Renseignements personnels seulement au Canada, à l’exception des Renseignements personnels suivants qui sont traités aux États-Unis par les fournisseurs de services suivants :

a)             Google analytics (https://policies.google.com/privacy?gl=CA&hl=fr);
b)             Mail Chimp (https://mailchimp.com/legal/privacy/); et
c)              Trade Desk (https://www.thetradedesk.com/us/website-privacy-policy).

10.3        Première localisation du traitement. Plusieurs de nos fournisseurs de services sont basés à l’extérieur du Canada, de l’EEE et du Royaume-Uni (« RU »; collectivement avec l’EEE, l’« EEE-RU ») par conséquent leur traitement de vos Renseignements personnels impliquera un transfert de ceux-ci à l’extérieur du Canada et un traitement à l’extérieur de l’EEE-RU. Toutefois, tel transfert ne sera pas nécessairement de l’EEE-RU vers cette autre localisation hors de l’EEE-RU puisque le premier traitement (la collecte) de vos Renseignements personnels aura été effectué au Canada.

10.4        Mesures de sécurité.

 Dans tous les cas de transfert de vos Renseignements personnels dans une juridiction autre que le Canada, nous nous assurons que vos Renseignements personnels seront traités de façon sécuritaire en conformité avec cet Avis et qu’aucun transfert de vos Renseignements personnels ne sera fait à une organisation ou un pays à moins d’avoir mis en place des garanties appropriées ou adaptées, incluant quant à la sécurité de vos Renseignements personnels, telles que les clauses contractuelles standards, sauf si les Lois sur la protection de la vie privée ne l’exigent pas. Ces clauses contractuelles standards ou autres garanties appropriées ou adaptées pour ce transfert hors du Canada peuvent être obtenues sur demande au CPRP de Cofomo dont les coordonnées figurent au sous-paragraphe 3.1.2.

10.5        Autres informations sur demande.

 Pour toute question au sujet de la collecte, l’utilisation, la divulgation ou le stockage de Renseignements personnels à l’extérieur du Canada, veuillez communiquer avec le CPRP de Cofomo dont les coordonnées figurent au sous-paragraphe 3.1.2.

11.  Rétention

11.1        Combien de temps conservez-vous mes Renseignements personnels?

 Cofomo ne conservera les Renseignements personnels que durant la période raisonnablement nécessaire pour satisfaire aux fins pour lesquels ils ont été recueillis, y compris dans le but de satisfaire aux exigences légales, comptables et de divulgation et, de faire valoir ou défendre ses droits.

Pour déterminer la durée appropriée de rétention de vos Renseignements personnels, nous considérons le nombre, la nature et la sensibilité des Renseignements personnels, le niveau de risque potentiel et la gravité d’une utilisation ou divulgation non autorisée de vos Renseignements personnels et si nous pouvons accomplir les finalités par d’autres moyens, ainsi que les obligations légales, règlementaires, fiscales, comptables et autres applicables.

Vous trouverez ci-dessous les durées précises de rétention de vos Renseignements personnels selon leur catégorie :

 

Type de Renseignements personnels

Durée de conservation

Renseignements d’identité et de coordonnées

De façon générale, ces renseignements sont conservés jusqu’à ce que la Personne concernée se désabonne de l’infolettre à laquelle elle s’est abonnée.

Renseignements d’utilisation

De façon générale, ces renseignements sont conservés pendant un maximum de 60 mois.

Renseignements techniques

De façon générale, ces renseignements sont conservés pendant un maximum de 60 mois.

Renseignement recueillie pour fins de remarketing

De façon générale, ces renseignements sont détruits 1825 jours suivants leurs collecte ou ils sont anonymisés efficacement.

11.2        Droit de suppression.

 Dans certaines situations vous pouvez requérir que nous supprimions vos Renseignements personnels tel que prévu au paragraphe 15.1f). Malgré tout, à l’échéance de la période de rétention applicable, nous détruirons de manière sûre vos Renseignements personnels conformément aux Lois sur la protection de la vie privée.

11.3        Anonymisation.

 Dans certaines circonstances, nous anonymiserons vos Renseignements personnels (afin qu’il ne soit plus possible de les associer avec vous) pour des fins de recherches et de statistiques, dans ce cas, nous pourrons utiliser ces informations indéfiniment sans vous aviser par la suite.

11.4        Autres informations sur demande.

 Pour toute question au sujet de la rétention de vos Renseignements personnels, veuillez communiquer avec le CPRP de Cofomo dont les coordonnées figurent au sous-paragraphe 3.1.2.

12.  Exactitude

Cofomo déploie des efforts raisonnables pour maintenir l’exactitude de vos Renseignements personnels et à voir à ce que ceux-ci soient complets et à jour. Toutefois, si vous constatez des inexactitudes dans nos dossiers ou si vos Renseignements personnels changent, veuillez en informer Cofomo, sans délai.

13.  Protection des Renseignements personnels

Cofomo est résolue à protéger la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et le caractère privé de vos Renseignements personnels. Cofomo a recours à des mesures de protection qui sont d’usage dans le milieu des sites Web et qui sont raisonnables compte tenu de la sensibilité des Renseignements personnels, notamment des mesures de sécurité matérielles, électroniques et organisationnelles.

Par exemple, Cofomo restreint l’accès à ses bureaux, forme son personnel en conséquence, limite l’accès aux Renseignements personnels à son personnel qui a besoin de les connaître, lesquels ne sont divulgués que de façon ponctuelle et tel que prévu au présent Avis, a recours à des mots de passe et met en place des politiques et des pratiques internes bien définies qui prévoit notamment que le personnel de Cofomo ne peut traiter vos Renseignements personnels que conformément à ces politiques. Tout le personnel de Cofomo a signé un engagement de confidentialité qui vise notamment la confidentialité de vos Renseignements personnels.

Malheureusement, la transmission de renseignements par Internet n’est pas complètement sécuritaire. Bien que Cofomo fasse tout ce qui est en son possible afin de protéger vos Renseignements personnels, Cofomo ne peut pas garantir la sécurité des transmissions de renseignements par le biais du Service. Toute transmission d’une Personne concernée est effectuée à ses risques et périls. Lorsque nous aurons reçu les renseignements d’une Personne concernée, nous appliquerons nos mesures de sécurité afin de tenter de prévenir tout accès, utilisation et divulgation non autorisés.

14.  Ouverture, transparence

Cofomo s’engage à faire preuve de transparence à l’égard de ses politiques et invite les Personnes concernées à communiquer avec le CPRP pour toute question.

15.  Vos droits et l’exercice de ceux-ci

15.1        Vos droits.

 Vous avez divers droits relativement à notre utilisation de vos Renseignements personnels :

a)             Accès : Vous avez le droit de demander une copie de vos Renseignements personnels que nous conservons ou de consulter ceux-ci. Cependant, nous ne pouvons pas vous communiquer de Renseignements personnels vous concernant lorsque leur divulgation révélerait des Renseignements personnels sur une autre personne ou constituerait une violation des lois applicables.
b)             Exactitude : Nous cherchons à nous assurer que vos Renseignements personnels sont exacts, à jour et exhaustifs. Nous vous invitons communiquer avec le CPRP aux coordonnées fournies au sous-paragraphe 3.1.2 pour nous aviser si certains de vos Renseignements personnels ne sont pas exacts ou si des changements y ont été apportés afin que nous puissions nous assurer de maintenir vos Renseignements personnels à jour.
c)              Refus : Dans certaines circonstances, vous avez également le droit de vous opposer au traitement de vos Renseignements personnels et de nous demander de bloquer, d’effacer vos Renseignements personnels et d’en limiter l’accès.
d)             Droit à la limitation : Vous avez le droit de demander à Cofomo de limiter l’utilisation de vos Renseignements personnels dans certaines circonstances.
e)             Portabilité : Vous avez le droit de demander à ce que certains de vos Renseignements personnels vous soient fournis, ou à un autre responsable du traitement, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.
f)               Suppression : Vous avez le droit d’exiger que vos Renseignements personnels soient supprimés lorsqu’ils ne sont plus requis aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou lorsque, notamment, vos Renseignements personnels ont été utilisés illégalement.
g)             Plaintes : Si vous êtes d’avis que vos droits à la protection de Renseignements personnels ou de données ont pu être enfreints, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle applicable ou d’avoir recours aux tribunaux.

15.2        L’exercice de vos droits.

 Vous pouvez, à tout moment, exercer tout droit susmentionné en communiquant avec le CPRP aux coordonnées fournies au sous-paragraphe 3.1.2.

15.2.1   Accès aux renseignements

Les Personnes concernées peuvent s’enquérir de leurs Renseignements personnels que nous traitons en communiquant avec le CPRP aux coordonnées fournies au sous-paragraphe 3.1.2.

Cofomo répondra généralement à toutes les demandes d’accès dans les 30 jours suivants la réception de toute information nécessaire. Lorsque Cofomo n’est pas en mesure d’accorder l’accès, ou si un délai supplémentaire est requis pour satisfaire à une demande, Cofomo informera par écrit la Personne concernée.

Cofomo pourrait ne pas transmettre certains types de renseignements aux Personnes concernées en raison d’exceptions prévues dans les lois applicables (par exemple, lorsque les dossiers de Cofomo renferment des renseignements sur d’autres Personnes concernées, que les renseignements ont été produits dans le cadre d’un processus de règlement des différends, que les renseignements ont été recueillis pour faire enquête sur une violation d’une entente ou une infraction aux lois applicables ou que les renseignements sont assujettis à un privilège juridique). Dans la mesure du possible, Cofomo retranchera les renseignements qui ne seront pas communiqués et donnera à la Personne concernée l’accès aux autres renseignements. Si Cofomo devait ne pas être en mesure d’accorder l’accès aux Renseignements personnels à la Personne concernée ou de les lui communiquer, Cofomo fournira une explication, sous réserve de restrictions, à la Personne concernée.

L’accès à vos Renseignements personnels est gratuit. Dans certaines circonstances, notamment si la demande est excessive ou sans fondement, Cofomo peut vous exiger de payer des frais d’administration aux fins de la transcription, la reproduction ou la transmission de vos Renseignements personnels; Cofomo peut également facturer les copies supplémentaires. Avant de donner suite à une demande, Cofomo informera la Personne concernée si des frais doivent lui être facturés.

15.2.2   Droit de retirer un consentement

Si vous avez donné votre consentement et que ce dernier est requis pour la collecte, le traitement ou le transfert de vos Renseignements personnels, vous avez le droit de retirer en totalité ou en partie ce consentement. Pour retirer votre consentement, veuillez cliquez sur les liens de désabonnement de tout courriel d’infolettres qui vous est envoyé ou communiquer avec le CPRP.

Lorsque nous aurons reçu votre avis indiquant que vous avez retiré votre consentement, nous n’utiliserons plus les renseignements aux fins pour lesquelles vous aviez donné votre consentement, à moins qu’il existe une autre base juridique à l’égard du traitement.

16. Résolution de préoccupations

16.1       Confidentialité.

 Dans la mesure du possible, Cofomo traitera de façon confidentielle les signalements, les craintes ou préoccupations, les plaintes ou les incidents soulevant une conduite qui enfreint l’Avis. Cependant, la divulgation pourrait être requise aux fins d’enquête pour remédier de manière adéquate aux problèmes soulevés et mettre en place des solutions, le cas échéant.

16.2       Signalement d’un incident.

 Cofomo prend au sérieux tous les cas de violation de la vie privée, qu’ils soient potentiels ou réels.

Les Personnes concernées peuvent faire part de leurs préoccupations concernant la collecte, l’utilisation, la divulgation, la rétention ou la destruction de leurs Renseignements personnels directement au CPRP de Cofomo aux coordonnées fournies au sous-paragraphe 3.1.2.

Le CPRP fera appel aux instances supérieures appropriées pour l’aider à résoudre le problème.

16.3        Interprétation.

 Cofomo se réserve le droit d’interpréter l’Avis à son entière discrétion.

16.4        Autres mesures.

 Bien que Cofomo soit déterminée à résoudre à l’interne toutes les questions portant sur la vie privée, rien dans l’Avis n’empêche une Personne concernée de communiquer avec l’autorité de contrôle appropriée tel que prévu au paragraphe 3.2.

16.5        Interdiction d’engager des représailles.

 Cofomo n’engagera pas de représailles contre une Personne concernée qui, en toute bonne foi et en se fondant sur des motifs raisonnables, soulève des questions ou des craintes concernant sa vie privée.

17.  Rôles et responsabilités

Il incombe à Cofomo de communiquer l’Avis et de s’assurer que les membres de son équipe respectent intégralement tous les aspects pertinents de l’Avis et des lignes directrices connexes.

18.  Mise à jour et révision

18.1        Version applicable.

 L’Avis prend effet à la date mentionnée au tout début de l’Avis et remplace toutes les versions antérieures. L’historique des versions de cet Avis peut être obtenu sur demande au CPRP. La collecte, l’utilisation, la divulgation et tout autre traitement des Renseignements personnels d’une Personne concernée par Cofomo seront régis par la version de l’Avis en vigueur à ce moment‑là.

18.2        Modifications à l’Avis.

 Les Lois sur la protection de la vie privée évoluent constamment et, par conséquent, cet Avis peut faire l’objet de temps à autre de modifications par Cofomo, à son entière discrétion. Lorsque nous y apporterons des modifications, nous publierons sur cette page, pendant une certaine période. Les modifications qui ont été apportées afin de porter à votre connaissance ces nouvelles modifications ainsi qu’un avis sur la page d’accueil du Site Web à l’effet que cet Avis fait l’objet d’une modification. Lorsque ces modifications seront substantielles ou requièrent votre consentement, nous vous aviserons également par courriel, si nous possédons votre adresse courriel.

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