Flow est une technologie de flux de production qui est utile pour connecter ensemble des systèmes disparates. La plupart des défis d’intégration d’affaires aujourd’hui sont remplis par une solution manuelle … vous. Prenons par exemple un vendeur sur la route qui aurait besoin de prendre des notes rapides sur son téléphone. Il pourrait se transmettre  un courriel en prenant soin d’y mettre ses notes et un commentaire qui identifierait l’endroit où il était lors de cette prise de notes. Afin de pouvoir travailler avec ces informations, il prend le temps tous les soirs de transcrire le contenu des courriels dans un chiffrier Excel.  Voyons ensemble comment Flow pourrait simplifier grandement ce processus.

En gros, un Flow est une série d’étapes de traitement qui peuvent être autant une action qu’une structure de contrôle telle qu’une condition ou une boucle (For, While, etc). On peut facilement définir des entrées, des actions, des conditions et des sorties. Il y a plusieurs méthodes pour déclencher un Flow, certaines sont automatiques et d’autres manuelles. Du côté automatique, cela pourrait être le dépôt d’un document dans un OneDrive, GoogleDrive ou un ajout dans une liste SharePoint. Nous pourrions aussi ajouter un élément dans un Azure Queue ou dans un Azure Blob Storage pour déclencher une exécution. Du côté manuel, il y a une action qui s’appelle « Flow Button » qui permet de programmer un bouton de contrôle qui apparaîtra dans l’application mobile de Flow disponible pour iPhone et Androïd. Il servira à démarrer notre Flow de notes. Il y a aussi des boutons pour intégration dans Office 365.

Vous pouvez accéder à Microsoft Flow à l’adresse https://flow.microsoft.com/en-us/

Revenons donc à notre vendeur et sa prise de notes géolocalisée. Nous allons créer un Flow qui sera déclenché par un bouton qui apparaîtra dans l’application Flow sur iPhone. Nous utiliserons les informations natives du téléphone pour remplir directement un fichier Excel qui réside dans un compte OneDrive.

Commençons par aller sur le site web de Flow. Vous devez vous identifier avec votre compte Microsoft (live, Hotmail, etc.). Vous n’avez pas besoin d’avoir d’abonnement à Azure pour que Flow fonctionne. C’est un service indépendant.

Démarrer rapidement avec plus d’une centaine de modèles utiles

Il y a plusieurs modèles que vous pouvez utiliser pour facilement créer votre premier Flow. Pour le présent exemple, nous allons créer un Flow à partir de zéro en cliquant sur « My flows » et puis sur « Create from blank ».

Vous devez ensuite choisir une action parmi la liste présentée. Étant donné le grand nombre de possibilités, vous pouvez filtrer cette liste en tapant le nom de l’action désiré dans le champ à côté de la loupe. Nous allons y taper « button » pour trouver l’action « flow button pour mobile ».

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Maintenant que nous avons sélectionné notre première action, nous devons la configurer selon notre besoin. Cette action contrôle les fonctionnalités d’un bouton qui s’affichera dans l’application mobilité de Flow disponible pour iPhone et Androïd. Il servira à démarrer notre Flow de note. Nous devons donc ajouter un champ de saisie pour permettre la saisie du texte de la note. Cliquer sur « add text input » …

Dans le titre du champ, inscrivez « NoteGeo » (1) et dans la description « Entrez votre note svp » (2). Nous pourrions ajouter d’autres champs au besoin en cliquant sur « Add text input » de nouveau, mais nous n’en avons pas besoin pour cette démo. Pour ajouter l’action suivante, cliquez sur le bouton « + New step ».

Le bouton « + New step » permet d’ajouter une étape au Flow. Cette étape peut être une action ou une condition. Pour notre démo, nous allons ajouter une action en cliquant « Add an action ».

Nous avons maintenant besoin d’une action qui nous permettra d’insérer une rangée dans un tableau Excel. Encore une fois, je vous conseille d’utiliser le filtre et d’y entrer « Excel ». Nous allons maintenant sélectionner « Excel Insert Row ».

Une action « Insert row » sera ajoutée au Flow. Avant d’aller plus loin, nous devons nous assurer d’avoir un fichier Excel de bien monté et de disponible dans un endroit compatible avec Flow. Il y a plusieurs possibilités qui s’offrent à nous comme OneDrive, GoogleDrive ou une liste SharePoint dans Office 365, etc.). Nous allons utiliser OneDrive pour cette démo.

Maintenant il est temps de créer notre fichier Excel. Le fichier doit comprendre les colonnes suivantes : Note, Date, Adresse et Geolocalisation dans les cellules A1, B1, C1 et D1. Un détail très important, vous devez convertir cette feuille Excel en « Tableau » pour être capable de travailler avec dans l’action de Flow. Commencez par sélectionner les cellules de A1 à D1. Allez ensuite dans l’onglet « INSERTION », cliquer sur « Tableau » et prenez soin de cocher l’option « Mon tableau comporte des en-têtes ».

Sélectionnez ensuite votre tableau et passez à l’onglet « CRÉATION ». Vous pourrez y saisir un Nom pour votre tableau tel que « TableauNoteGeo ». Cela rendra la sélection plus facile dans Flow.

Sauvegarder le fichier Excel sous le nom « NoteGeolocaliser.xlsx » et déposer ce fichier dans un répertoire dans votre OneDrive. Le mien est dans un répertoire appelé « Documents ».

Revenons maintenant dans Flow pour configurer notre action « Excel insert row ». Vous devez cliquer sur les trois petits points « … » pour lier l’action à notre fichier dans OneDrive. Pour ce faire, une connexion avec OneDrive doit être établi. Cliquer sur « + Add new connection » et choisir « OneDrive » dans la liste des possibilités. Suivez les instructions pour vous authentifier dans votre « OneDrive ».


Maintenant, dans « File name » vous devez sélectionner votre fichier « NoteGeolicaliser.xlsx » et dans « Table name » le nom de votre tableau « TableauNoteGeo » dans mon cas.


Après avoir sélectionné la « Table name », Flow récupérera la liste des colonnes dans Excel pour les exposer dans le designer. Vous pourrez alors indiquer les valeurs à insérer dans les colonnes du tableau. C’est à cette étape que vous comprendrez mieux le principe général de Microsoft Flow. Chacune des actions expose des éléments de données qui pourront par la suite être insérés dans les conditions et actions suivantes. Dans notre exemple, nous avons créé un champ « NoteGeo » dans l’action « Flow button » qui pourra alors être utilisé lors de l’insertion dans Excel. Vous n’avez qu’à vous positionner dans le champ Note et sélectionner l’icône « NoteGeo » dans la liste de champs.

Remplir tous les autres champs de la même manière. Pour le champ « GeoLocalisation » choisir le champ « Latitude » suivi d’une virgule « , » et ensuite du champ « Longitude ». L’affichage résultant de cette concaténation devrait ressembler à « 46.83917524466327,-71.282325070048345 ». Un tel formatage permettra de copier intégralement cette valeur dans Google Maps et d’obtenir une position géographique sur la carte.

Lorsque terminé, changer le titre (1) et terminer l’édition à l’aide du crochet en haut de l’écran (2).

Il ne nous reste plus qu’à tester cette merveille technologique que nous venons de créer. Pour ce faire téléchargez l’application Flow à partir du App Store et l’installez-là sur votre téléphone mobile. L’application vous demandera de vous connecter à votre compte Microsoft Flow. Automatiquement, tous les Flow button que vous avez créé seront affichés dans l’application. Cliquez sur le bouton « NoteGeo » et l’exécution du Flow sera démarrée.

Vous aurez à saisir une note du genre « Wow quelle belle application! ». Au même moment toutes les informations pouvant être fournies par votre téléphone tel que l’heure, la position géographique et l’adresse civique la plus proche seront envoyées à votre Flow et celui-ci teminera son exécution.

Via l’application sur iPhone vous pouvez visualiser les détails de chaque exécution de Flow. Vous y trouverez l’heure d’exécution, le temps passé dans chacune des actions ainsi que la valeur des différentes variables utilisées.

Il ne vous reste plus qu’à ouvrir le fichier Excel dans votre OneDrive et voilà !

Dans le prochain article je vous montrerai comment faire la vigie et l’entretien des de vos Flow dans Microsoft Flow.