Il est capital de passer par un processus d’appel d’offres afin de sélectionner le ou les partenaires, puis mettre en place une entente-cadre qui garantira le succès de votre démarche et minimisera votre gestion interne.

1. Regroupez les besoins sous un projet avec une enveloppe budgétaire plutôt que de publier de nombreux appels d’offres individuels;

2. Sélectionnez un nombre restreint de fournisseurs et établissez un solide partenariat bilatéral, qui met en place  une relation d’affaires plutôt qu’une relation fournisseur transactionnelle ne possédant pas une profonde connaissance de votre entreprise;


Dans plus de 90% des cas, une entente privilégiée permet de doubler l’atteinte des objectifs dans des délais réduits.


3. Priorisez la qualité et le juste prix pour la meilleure expertise disponible, et ce, dans les plus brefs délais. La qualité des ressources est le principal facteur du succès de vos projets, qui doit livrer des bénéfices plus importants qu’une économie potentielle à court terme;

4. Décidez à l’avance des caractéristiques de l’entente-cadre à mettre en place. Vous devrez prendre une décision sur les multiples options qui serviront lors de la mise en place de l’entente-cadre. Elles doivent être énoncées dès le début du processus d’appel d’offres, car le modèle choisi aura des impacts directs sur la gestion opérationnelle du fournisseur et du modèle financier.  Par exemple :

  • Le type d’entente
  • La durée de l’entente
  • Les niveaux de service
  • Le nombre de fournisseurs
  • La ou les grilles tarifaires
  • Une démonstration de l’expertise (CVs et grilles)
  • Le partage de risques
  • La flexibilité

5. Exigez de vos futurs partenaires de préciser les éléments clefs suivants dans leur document d’offre de services :

  • Le profil de la firme, incluant la viabilité financière
  • La capacité de livraison
  • Les mécanismes de soutien et de suivi
  • L’expertise reconnue de la firme dans le ou les domaines requis
  • La gouvernance et la gestion contractuelle
  • Les valeurs ajoutées et les options

6. Attention : de nombreuses ententes-cadres se révèlent inefficaces, car la tarification pré négociée entre le demandeur et ses fournisseurs ne correspond pas à la réalité des prix du marché.

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